近年来,央国企大型集团越来越注重业务数字化转型与风控管理。合同,承载了集团全业务链条的数据,与市场、项目、采购、财务、人事等业务息息相关,是重要的业务全面数字化发力点。
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国家对于央国企,明确提出要做好合规风控、构筑三道防线,深化合同管理等重点领域的数字化建设的要求:
2021年
国资委印发《关于进一步深化法治央企建设的意见》,要求深化合同管理、案件管理、合规管理等重点领域信息化、数字化建设。
2022年
实行《中央企业合规管理办法》:强调合规管理是企业切实有效防范经营风险的关键制度性措施…进一步明确了业务及职能部门、合规管理部门和监督部门合规管理“三道防线”职责。
央国企等大型集团在合同管理方面,面临着数据、效率、风险等方面的诸多痛点:
1、合同种类多,需要统一标准:例如分类、编码及数据标准,让企业数据资产发挥价值,统一的合同标准能够助力集团整体管理制度规范落地。
2、合同环节多,需要提升效率:合同文本量大,各环节若是单纯依靠人工跟踪,效率则无法保障,同时也会出现数据获取麻烦、缺少时效性等问题。
3、组织架构复杂,需要管理穿透:分子公司与集团总部之间的业务环节需要建立有效贯通,建立集团层面统一的数据支撑。
4、合同打通前后端,让业务更顺畅:合同作为整体业务的关键一环,前端的营销采购工程等系统,后端的财务支付等,合同数据应该能够方便的集成与利用。
5、合同风险发现预警需及时:履行有没有问题,相对方资信如何,会不会超预算,收款逾期等风险,如何快速发现,及时处理。
因此,央国企等大型集团,需要一个统一的数智化合同管理系统。一个合同中心,能解决大型集团企业数字化、集团统一管理、国家合规风控等三大诉求。
泛微今承达-合同管理系统,通过统一合同库、统一模板库、统一审批、统一台账、统一监控,提供了从合同起草、谈判、评审、交底,到合同履约的全生命周期的应用覆盖。
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再通过与各业务线、各业财系统打通,让合同的能力和数据能够融入业务,实现数据贯通驱动。
将风险管控贯穿全过程,为集团合同统一管控,落实法律、风险、合规、内控“四位一体”式管理提供平台支撑。
诉求01.如何通过合同实现集团管理贯彻标准
统一起草,统一模板,统一审批,统一台账
1)一个平台管理,合同标准化
今承达将整个集团所有涉及到的合同都放到一个平台上,无论是采购合同、销售合同、合作协议、工程合同、资金合同等等统一入口管理,也可以与各业务系统中的合同集成,统一入口集中管理,自动跳转相关系统进行合同起草。
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针对不同合同类型,关联不同合同表单及审批流程,每个合同类型的通用字段、规范条款、管理要素、审批要求、风险规则都实现了标准化。
2)合同模板标准化
如何快速生成模板,如何保证模板合规,模板是否可以根据不同合同类型,实现自动推荐,自动引用?
今承达提供了500+各行业、多类型的合同模板,还能对接范本库,不断更新模板。支持根据不同类型文本、不同语境下自动推送范本。
生成的合同模板,支持分级分权,分子公司在集团授权情况下自主维护。
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通过合同专用编辑器,原有文本导入就能转化为模板,识别合同要素,与产品、项目主数据关联,简单修正即可形成合同模板。根据表单信息,动态引用条款,控制编辑范围、高亮显示关键词。
3) 合同审批各司其职
通过导入或快速配置,实现审批制度快速落地,便捷调整,不同业务线、不同金额、更多条件的合同自适应审批,各司其职,加快审批效率。
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4)合同统一归集汇总
各生产线、经济线数据,能够按业务线维度、单位机构维度进行汇总自动统计,真实展示,集团作为管理中心也能了解各单位、业务实际经营状况,合理分析决策。
诉求02.如何通过合同数据真实反馈业务运作情况
主数据对接,合同数据标准化管理
今承达在帮助央国企构建应用的同时,结合实际业务需求,逐步构建合同信息库,标准化合同类型、编码、模板、条款,让合同数据能够要素化。
1)合同数据标准化体系建立
结合央国企的实际需求,今承达协助集团构建了合同主数据对接,包括合同主数据标准和相关数据标准。
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主数据是组织核心业务实体数据,存在在集团不同的业务系统中。今承达通过梳理、整合、同步集团的组织单位数据、合同相对方主数据、项目主数据、物料主数据等,建立编码、名称、规则统一的主数据体系,能够在合同流程中快速调用。
·统一合同组织单位数据:将集团所有相关组织的所有合同纳入统一管理范围。
·统一客商数据:相对方的梳理,包括供应商以及客户、合作公司等,可能原来散落在财务系统、采购系统、以及往来客商账户中,进行统一梳理,并且构建后续新增、修正的管理体系。
·统一项目主数据:梳理工程、总包、分包、设计、建造、采购、投资等多种类型项目信息。
·统一物料主数据:对合同清单进行梳理,例如例如工程采购的物料的品类品牌,产品类型产品内容等。物料数据来源于哪些单位和系统,清晰可查。
2)合同类型与编码统一标准化
明确各组织体系以及现有的合同分类和编码体系,根据不同合同构建统一合同编码规则。
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诉求03.合同如何串联业务,驱动业务高效运作
合同从营销、客商、供应商到项目到财务完整串联
从业务出发,将合同融入到营销、招采、谈判、项目、财务的各个环节。通过集成平台与标准化的API,今承达协助大型集团便捷对接预算、资金、采购、销售、客商、收付、发票等,实现合同与业财间的关联。
1)合同与市场、营销、供应链对接
梳理财务系、采购系统以及往来客商账户中的供应商、客户、合作公司相关信息,构建后续新增、修正的全过程管理体系。
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2)合同与项目生产对接
不止相对方信息,项目招采的定标结果、项目的可研报告、项目预算等业务数据都可以被合同调用。
产品清单、物料清单、产值等信息,也能够即时同步,帮助分析成本,准确计算利润率,高效驱动业务运作。
合同的内容也能够在项目交底环节被引用,对重点条款、约定进行解析和交底,确保理解一致。
3)合同数据形成台账,实现业务数据分析
与项目、业务、财务的对接,财务数据、仓储数据、项目数据、采购数据等业务数据落地到合同台账中,实现业务数据分析。
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诉求04.合同如何与集团财务协同
业财一体,收付款标准化
形成标准化的合同收付款。合同履约与项目进度打通,明确什么时候收款、什么时候付款,同时收付情况回传合同系统。
1)合同交期生成履约计划
支出类合同(如采购合同),根据合同交期生成履约计划,根据实际的订单执行、项目进度生成付款计划,在即将到达付款日期前,系统自动发出付款提醒,生成付款执行台账。
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人工或自动批量发起付款申请,审批领导通过系统能够看到实际业务执行情况和预算情况。
与财务系统相关联,付款后自动推送凭证;与银企直连相关联,支付流水也可以回写记录。采购合同的收付,核心在于与预算、资金、进度相关联,防止超付错付。
2)合同收款智能匹配
销售合同, 按照合同信息生成应收计划,提前提醒开票与收款。到款能够按照账户、金额等信息自动匹配,能够提醒销售认领,确保合同收款无遗漏,可自定义多级核算体系,每笔收款转化为销售业绩。
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诉求05.合同如何与法务、风控协同
智能化,全生命周期风险管控
今承达协助央国企通过业务场景的深度融入,将法律、风险、合规、内控等控制点嵌入至业务管控中,帮助央国企建立风险管理、合规管理、内控管理、法务管理四位一体全程合同风控体系。
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构建全过程的风险防控体系,覆盖签订前模板、条款和客商;签订中的规则和审核;履约中的财务、业务监控;向前后端衍生构建大风险体系。
构建三道防线,一道防线:以合同为核心,业务风险监控;二道防线:合规、内控,企业级风险监控;三道防线:纪检监察、审计监督。
1)合同制度库管理,让审批规则更有依据
通过对合同制度的上传、更新等,将与合同相关的制度集中在制度库中,方便进行整体的管理;同时将制度在合同审批流程中进行引用,展示在审批助手中,方便审批者做审批信息参考,实现合规自动校验。
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2)风险规则定义与引用
将相对方、管理、财务、业务、环境等全方位的信息构建成为统一的监控平台;今承达能够根据集团需求,自定义添加风险规则。
合同风险规则与签订情况与履约情况对接;能够把合同风险按照合同类型,组合成销售合同、采购合同、建筑合同等风险组;风险组与合同签订以及签订情况便捷对接。
3)风险规则自动识别
根据风险规则库,自动预判相关风险;根据不同岗位提供不同的预警方式。
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4)多模式辅助审批
今承达协助央国企梳理权责矩阵,导入即可落地到合同流程上,分子公司在集团的授权下,可以自行配置相关审批节点,但是集团统一监控要求的节点,则不可更改。
基于强大的流程引擎,今承达支持用户各种的审核方式,包括会签、加签、转办,或者特批等;赋予不同岗位人员不同的内容查看和操作权限,满足大型集团在审核过程中的实际业务场景需要。
5)时刻监控相对方的变化
相对方资信自动获取,有变化及时自动推送;相对方、项目等舆情信息自动获取,智能推送。
6)协同业务信息帮助决策
历史合同履约信息、价格信息等等都能够自动推送,帮助领导做出决策。
7)智能化方式,让法务审核更高效
合同中的敏感词会自动凸显,便于大量文本中的关注点凸显;可以根据不同岗位的要求,进行配置,业务、财务、法务的关注点都能够兼顾到。
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提供针对合同文本的前后一致性,条款完整性等等进行检测,防止基本的法务条款错误和不公正情况。
8)合同用印有管控
大型集团印章多,使用频繁,现在,可以通过印控中心,对物理印章和电子印章进行统一便捷的管理。
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合同审批完成后就能够用印,授权即可用印,审批用印一体化,不再需要比对用印文件与领导审批文件是否一致。
9)合同履约风险自动获取
合同履约过程中的风险自动检测,形成风险合同台账、风险报表、推送风险信息到工作桌面。
10)事后总结
合同完成后,整个合同执行过程中的风险、化解措施、都可以形成基于该份合同的风险总结,后续能够被其他人员借鉴处理,也可以推广到集团下属的其他单位做提前宣导。
06.合同软件如何便捷配置、降低运维成本
便捷配置,集团统一管控与分子公司差异化管理
今承达通过低代码配置能力、模块化部署能力,让大型集团快速实现需求落地。
只需要选择合同类型,通过系统自动+人工方式,确认合同要素、行业要素,合同评审、台账、报表自动构建,完整的构建和运维平台,让修正和运维更加简单。大大减少了IT的开发量,降低维护成本。
大型集团的分子公司,业态不同,因此需要在集团统一合同标准上搭建个性化应用。在合同字段、合同表单展现、合同审批流转、合同风险规则、合同指标项等方面上实现差异化需求。
同时,合同权限支持分级分权。合同管理和设定权限,可以赋予到事业部、分子公司、部门以及临时组织,支撑合同管理个性化的需求。
价值总结
今承达帮助央国企等大型集团构建平台化、数字化、智能化、协同化、合规化的的统一合同管理中心:
1、统一合同中心:通过统一合同管理,记录了集团主要业务的实际运营情况,积累全集团的合同数据资产;
2、数字化的应用:数字化应用让集团合同业务所有过程的全在线,更加高效;
3、智能化的组件:文本识别、文本比对、智能条款审查等功能让合同过程管理更加便捷,降本增效;
4、合同融入业务:合同是一个中心,所有的应用和数据能够快速集成和被集成,支撑工程、生产、投资等多种业务形态的有序开展;
5、合规风控管理:风险是集团合同管理的重中之重,管理好合同风险有助于掌控业务过程中众多风险要素。
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