近年来，大型制造业企业深圳市创世纪机械有限公司（以下简称“创世纪”）在快速发展的过程中，逐渐面临着传统财务管理的诸多挑战和痛点。随着业务的扩展，创世纪的差旅费用支出管理变得愈发复杂，具体表现为差旅预算超标、预算编制和执行难度大、费用审批流程繁琐、数据不透明以及发票合规性管理难度高等问题。
为了更好地应对这些财务管理挑战，创世纪与差旅平台分贝通达成合作，希望通过差旅平台分贝通智能预算管理功能，实现创世纪整体预算费用的精细化管控。
差旅预算管理解决方案
方案一：加强事前管控
问题描述：创世纪的预算编制和执行难度大，审批流程繁琐。
传统的预算编制往往是手动完成的，这不仅耗时且容易出错。以往，创世纪在处理年度预算时，财务部门需要手动输入各部门的预算需求，并通过纸质文档进行审批，这个过程通常需要数周时间。由于缺乏实时监控机制，某些部门常常超预算而未被及时发现。审批流程繁琐，导致决策周期过长，影响了预算调整的灵活性。例如，某次部门临时增加的设备采购预算因审批滞后，导致实际支出超出了年度预算。
差旅平台分贝通解决方案：
差旅平台分贝通主张从预算、规则、权限、审批流等多个维度并行加强事前管控。通过智能费控系统，创世纪可以实现预算编制的自动化和标准化，设置预算规则和权限，自动化审批流程，减少人工干预和错误，确保预算执行的严格性和准确性。此外，差旅平台分贝通系统支持多维度预算编制和实时调整，能够及时响应业务变化，提升预算管理的灵活性和效率。
方案二：智能化替代人工
问题描述：数据不透明，手工编制预算、填单和审票费时费力，容易出错。
创世纪的财务部门依赖人工处理费用报销，包括手工填写报销单、收集和验证发票。这一过程不仅效率低下，还容易出现错漏。比如，在处理一次国际差旅报销时，因人工输入错误，导致发票金额与实际支出不符，最终引发了部门与财务部门之间的纠纷，耽误了报销流程。
差旅平台分贝通解决方案：
差旅平台分贝通通过OCR智能验证和自动查重，支持多种发票导入方式，全面替代传统的手工处理方式。差旅平台分贝通还可以自动读取和验证发票信息，减少人工输入错误，同时支持多样化的发票导入方式，提高数据处理的准确性和效率。
此外，系统提供灵活的预算编制方案，支持按照部门、项目、个人等多维度进行预算管理，简化操作流程，提升工作效率。
方案三：一体化智能费控
现存问题：发票合规性管理难度高，难以实时监控和调整。
传统发票管理中的合规性检查依赖人工审核，容易出现遗漏或错误。例如，创世纪曾遇到过一个项目的发票因缺乏业务支撑被错误地标记为合规，结果在审计过程中发现问题，导致财务人员不得不花费额外时间进行整改。此外，数据分散在不同系统中，造成信息孤岛现象，难以实现全局监控和协调。
差旅平台分贝通解决方案：
差旅平台分贝通通过平台化对接，将OA系统与组织架构、审批流及企业微信SSO进行整合，推进差旅、酒店、火车、用车等场景的智能支出管理。差旅平台分贝通实现与财务系统的对接，从预算、审批、消费到入账、数据分析的全流程闭环管理，消除数据孤岛。
发票合规性识别功能确保发票具备业务支撑，系统自动化验证发票合规性，取消替票，保证发票管理的严谨性和准确性。通过差旅平台分贝通，创世纪能够实时监控预算执行情况，快速调整预算，提升整体财务管理的透明度和效率。
从方案落地效果看，创世纪通过差旅平台分贝通，实现了差旅预算管理的数字化落地，优化了财务管理流程，还大大降低了差旅费用成本，为股东创造了价值。
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